Yazılı veya sözlü, etkin bir iletişim ancak dilin doğru kullanılmasıyla mümkündür. İyi bir yazının yetenek kadar, uzun yıllara yayılan yazma deneyimini gerektiren bir faaliyet olduğu bilinmektedir. Başarılı yazı yazma, yazım kurallarının yanında, sistemli düşünme, hayal kurma, duyguları ve düşünceleri aktarabilme yeteneği gerektirir. Bir yazışma türü olarak iş yazışmaları birçok amaçla yapılmaktadır. Yazışmaların asıl amacı; örgüt çalışanlarını bilgilendirmek, örgütün iç ve dış çevresi arasındaki gelişmelerden onları haberdar etmek, üstlerin talimatlarını, astların ise taleplerini iletmektir. Yazışma aynı zamanda çalışanları motive edici bir işleve sahiptir. Bunun için yazışmaların ikna edici ve etkileyici olması gerekir ancak belirtmek gerekir ki iş yazışmaları edebi yazılar değildir. Onların asıl işlevi yönetimde daha kolay, etkin ve hızlı haberleşmeyi (iletişimi) sağlamaktır. Güzel yazı yazmak beceriden çok yetenekle ilgilidir yani doğuştan gelir; ancak iş yazışmalarının beceriyle geliştirilebilecek bir yönü vardır. Bunun için, ana dilin imla ve gramer kurallarının bilinmesi ve yazışma kurallarının şekil ve içerik koşullarının yerine getirilmesi dil ve anlatım bozukluklarının olmaması gerekir. Bu bağlamda kitap burada ileri sürülen düşüncelerle hazırlanmıştır.